Este documento tem o objetivo de apontar, detalhadamente, o procedimento para a apresentação de necessidades de compras de bens ou serviços de TI.

Segundo o Decreto 7.579/2011, são considerados recursos de tecnologia da informação “o conjunto formado pelos bens e serviços de tecnologia da informação que constituem a infraestrutura tecnológica de suporte automatizado ao ciclo da informação, que envolve as atividades de produção, coleta, tratamento, armazenamento, transmissão, recepção, comunicação e disseminação”. De acordo com a IN 94/2022/SGD/ME solução de TIC é “o conjunto de bens e/ou serviços que apoiam processos de negócio mediante a conjugação de recursos de TIC, de acordo com as premissas definidas no Anexo II desta Instrução Normativa;”.

Para demandar a aquisição de um bem de Tecnologia da Informação, cujo recurso orçamentário/financeiro seja oriundo da Lei Orçamentária Anual (LOA) do Instituto para o exercício do ano corrente, é necessário:

1. Abrir processo no SEI do tipo “Planejamento: Contratação de Bens, Materiais e Serviços”;
2. Incluir o documento Compras: DOD 1 – Requisitante, preenchê-lo e encaminhá-lo, a COGETI.

A normatização deste processo é dada pelas seguintes Instruções Normativas:
IN 01/2019
IN 31/2021
IN 47/2022
IN 94/2022 - Compras / O que é TIC
Portaria 2.715/2023 - Modelo de Contratação de Estações de Trabalho
IN PROPLAD 13/2022 - Pesquisa de Preços
IN 370/2023 - Outsourcing de Impressão
Templates de acordo com a IN 94 e a Lei nº 14.133
PCA - Consultar contratações similares
PDTI 2022/2023

Seguir cronograma de compras da DIRPLAD/DEMAP.

Pedimos que ao surgir dúvidas, procure a equipe da COGETI-PB para orientações.

Verifique com o responsável do Departamento, Divisão ou Diretoria a existência de orçamento para a aquisição do bem ou serviço de TI. Caso “Negativo” - sua Demanda não deverá ser encaminhada. Caso “Positivo”- Sua Demanda deverá ser encaminhada via processo SEI. Preenchimento do DOD1:

- O item 1 “IDENTIFICAÇÃO DA ÁREA REQUISITANTE”: Deve-se informar o Setor/Departamento demandante (nome do chefe ou diretor de área).

- O item 2 “IDENTIFICAÇÃO E CIÊNCIA DO INTEGRANTE REQUISITANTE PARA COMPOR A EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO”: Deve-se informar o requisitante, propriamente dito, pois este deverá ser capaz de responder os questionamentos da equipe de contratação quanto as características técnicas e específicas demandadas e ainda a elaboração dos demais documentos. Pois, segundo a portaria, que será emitida definindo os integrantes e seus papéis no processo, o integrante PRESIDENTE é o requisitante, cujas responsabilidades são: a) realizar reuniões e manter contínua comunicação, com os integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação, para o bom andamento dos trabalhos; b) coordenar a elaboração dos documentos como o ETP, Mapa de Riscos, TR, Planilha de Formação de Preços, dentre outros necessários, conforme disposto na Base de Conhecimento da contratação no SEI, em conjunto com os integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação; c) coordenar a pesquisa de preços de mercado para a formação dos preços da licitação.

- O item 3 “IDENTIFICAÇÃO DA DEMANDA”: Deve informar no subitem “Necessidade de Contratação” a sua necessidade propriamente dita, por exemplo: 1 computador desktop com monitor e webcam ou 1 notebook com tela mínima de 14 polegadas, para realização de atividades de… (apresentar quais as atividades serão executadas e que somente a disponibilização de um novo equipamento atenderá plenamente).

Em caso de softwares: A modalidade da distribuição (Ex.: perpétua, anual, serviço de licenciamento de software) e quantidade (Ex.: 1 - licença individual; 1 - licença laboratorial; 25 licenças estudantis) de licenças a ser adquirida deve estar expressa na identificação da demanda, necessidade de contratação, ainda especificar a versão do software, visto que podem ser várias as edições para o software solicitado, portanto se faz necessária a definição de qual delas se pretende adquirir. Ainda, ressaltamos que precisa ser definido na necessidade da contratação (para equipamentos), quais os softwares e aplicativos pretende-se utilizar, lembrando que não dispomos de licenças de Microsoft Office para instalação (se for o caso). Quanto ao alinhamento estratégico, pedimos que seja incluído ao menos um item de utilização de TI (5.4 - PDI 2018-2022 - 5.4 Disponibilizar infraestrutura e sistemas informatizados integrados, para atender às demandas de ensino, pesquisa, extensão e gestão).

- O item 4 “MOTIVAÇÃO/JUSTIFICATIVA”: orientamos para, antes de iniciar a justificativa, com finalidade de facilitar o preenchimento, pensar no uso da ferramenta 5W2H, com a finalidade de direcionar e identificar os requisitos da contratação. Assim poderá responder claramente: o que será contratado? Por que está contratando ou quais os benefícios esperados? Quando deverá estar concluída a contratação (riscos se não se realizar)? Quem serão os usuários e responsáveis pelo uso do bem ou serviço? À qual departamento (s) os bens ou serviços atenderão (benefício único ou mútuo)? Como os bens ou serviços serão fornecidos (itens completos e com garantia em caso de bens ou licenças perpétuas/ anuais e suporte em caso de softwares)? Quanto custará, pensando em quanto será contratado? Não precisa apresentar as perguntas, porém pede-se que o requisitante esteja apto a apresentar todas as respostas para abrir o DOD1. Ainda, apresentar breve apontamento de soluções similares para o desenvolvimento da necessidade, caso seja a única solução disponível no mercado deixe claro na justificativa.

- O item 5 “RESULTADOS A SEREM ALCANÇADOS COM A CONTRATAÇÃO”: Recomenda-se que inicialmente seja descrita a situação atual do problema ou causa. Em seguida, recomenda-se a apresentação da demanda como meio a solucionar o problema ou melhorar a situação apresentada, demonstrando os benefícios que serão obtidos se ocorrer o êxito na solução do problema e ainda o novo cenário sem o problema.

- O Item 6 “FONTE DE RECURSOS”: Pede-se que a fonte de recursos seja apresentada, visto que poderá ser necessária a compra de algum item, se assim for definido, portanto deverá ter a anuência do Diretor/Chefe de área para o consumo de recursos. Assim, o “responsável pela demanda” no Item 1, deverá ser o chefe do departamento/área, que por sua vez é responsável pelo recurso e o integrante requisitante é quem vai fazer uso do equipamento, podendo ser o mesmo ou não.

Os integrantes assinam e encaminha-se o processo para a Unidade COGETI-PB, para os trâmites futuros, aguardando retorno ou pedidos de esclarecimentos para inclusão dos documentos pertinentes.